Doorlichting van personeelsbeheer in Zuid-Afrika
EX-CHANGE OPDRACHT ZA 0606, P. J. Goovaerts, SCV
Doel van de opdracht
Het Districtsbestuur van Overberg (Overberg District Municipality) helpen om de werking en de dienstverlening van de Administratie te verbeteren. Dit Districtsbestuur is gelegen in Bredasdorp op 200 km ten Oosten van Kaapstad. De Administratie telt 335 personen en staat in voor diensten zoals brandweer, vuilnisophaling, waterbedeling, enz. in een gebied dat ongeveer even groot is als België, maar met een veel kleinere bevolking. 85 % van de bevolking heeft het Afrikaans als moedertaal.
Effectieve verwezenlijkingen
Een van de grote problemen van het districtpersoneel is dat mensen onvoldoende gewaardeerd worden voor hun geleverde inspanningen en voor de kwaliteit van hun werk. Er bestaat nochtans een prestatiebeoordelingssysteem binnen het wettelijk kader van een van de districtdecreten. Maar dit systeem is slechts eenmaal toegepast in 2006, namelijk op de 4 topmanagers. Een bijkomend nadeel is dat het systeem alleen toelaat om te kijken wat mensen doen en niet hoe zij het doen.
Het voorstel, dat ik heb uitgewerkt, is de invoering van een meer omvattend prestatiebeoordelingssysteem met volgende kenmerken:
- Het nieuwe systeem kan zich gemakkelijk integreren in de bestaande personeelspolitiek.
- Het systeem is eenvoudig te beheren via de computer en creëert geen nieuwe administratieve rompslomp.
- De betrokkenheid van het personeel bij het vastleggen van objectieven is essentieel.
- Een belangrijk deel van de objectieven zullen in de lijn liggen van het vijfjarenplan van de Overberg District Municipality. Tevens zal de nadruk gelegd worden op de kwaliteit van het geleverde werk.
- Van het beoordelingsgesprek wordt een verslag opgesteld dat de basis moet vormen van opleiding en promotie. Het systeem laat ook toe een link te maken naar remuneratie.
- Mijn voorstel werd aanvaard en zal worden uitgevoerd in twee fasen:
Fase 1 is het individueel vastleggen van de objectieven. Dit kan zonder meer gebeuren door het lokale management. De voorwaarde hiertoe is een goed voorbereid gesprek tussen de chef en elk van zijn ondergeschikten. Van het gesprek wordt met een eenvoudig standaardformulier een verslag gemaakt.
Fase 2 dient te gebeuren na een periode van 12 maanden. Tevoren zal echter een opleiding moeten gegeven worden aan alle managers, zodat zij met kennis van zaken de beoordelingsgesprekken met hun ondergeschikten kunnen houden. Het ware best dat de consultant deze opleiding ter plaatse organiseren. Zowel de Municipal Manager als de District Mayor hebben al gezegd dat zij deze medewerking zeer op prijs zouden stellen. De algemene coordinatie zowel van de invoering van het systeem als het beheer ervan, eens dat het volledig operationeel is, werd intussen toevertrouwd aan de Personnel Manager van de Municipality.
Bemerking
De opdracht werd erg bemoeilijkt doordat de Administratie in volle herstructurering zat. De vier topmanagers die rapporteerden aan de Municipality Manager, hadden hun ontslag gekregen en een vervanging was nog niet geregeld bij hun vertrek op 31 mei 2007.
Uiterst links, de heer Paul Goovaerts van SCV
De samenwerking met de mensen ter plaatse was wel uitstekend. Alle informatie (in het Afrikaans of het Engels) die ik nodig had werd mij vlot bezorgd. Ook de logistieke steun (kantoor, verplaatsingen, enz.) was perfect.