Introductie
Papierloos werken kan een enorme transformatie betekenen voor een KMO. Hieronder vind je een uitgebreide samenvatting van de belangrijkste aspecten, aangevuld met extra inzichten.
De Basis: Digitalisering van Documenten
- Scannen en Opslaan:
- Het is cruciaal om een gestandaardiseerde procedure te hebben voor het scannen en opslaan van documenten. Dit zorgt voor consistentie en maakt het terugvinden van bestanden eenvoudiger.
- Overweeg het gebruik van OCR-software (Optical Character Recognition) om gescande documenten doorzoekbaar te maken.
- Cloudopslag:
- Naast de bekende opties zoals Google Drive, Dropbox en OneDrive, zijn er ook gespecialiseerde cloudopslagoplossingen voor bedrijven met extra beveiligings- en compliancefuncties.
- Zorg ervoor dat de gekozen cloudopslagprovider voldoet aan de relevante privacywetgeving (zoals de AVG).
- Documentbeheersysteem (DMS):
- Een DMS kan workflows automatiseren, versies van documenten bijhouden en toegangsrechten beheren.
- Het is belangrijk om een DMS te kiezen dat aansluit bij de specifieke behoeften van de KMO.
Digitale Communicatie en Samenwerking: Efficiëntie Verhogen
- E-mail en Chat:
- Stel duidelijke richtlijnen op voor het gebruik van e-mail en chat, bijvoorbeeld over het gebruik van onderwerpregels en het archiveren van berichten.
- Gebruik chatplatforms voor snelle, informele communicatie en e-mail voor formele correspondentie.
- Online Samenwerkingstools:
- Tools zoals Microsoft Teams en Google Workspace bieden mogelijkheden voor realtime samenwerking aan documenten, videoconferenties en het delen van schermen.
- Maak gebruik van projectmanagementtools (zoals Trello of Asana) om taken en deadlines te beheren.
- Digitale Handtekeningen:
- Digitale handtekeningen zijn rechtsgeldig en kunnen veel tijd en papier besparen.
- Zorg ervoor dat de gekozen oplossing voor digitale handtekeningen voldoet aan de relevante wetgeving.
Automatisering van Processen: Tijd en Kosten Besparen
- Facturatie en Boekhouding:
- Online boekhoudsoftware kan facturen automatisch genereren en versturen, betalingen bijhouden en financiële rapporten genereren.
- Integreer de boekhoudsoftware met andere systemen (zoals CRM) om gegevens automatisch te delen.
- Workflowautomatisering:
- Identificeer repetitieve taken (zoals het goedkeuren van facturen of het verwerken van verlofaanvragen) en automatiseer deze met workflowautomatiseringstools.
- Dit kan de productiviteit aanzienlijk verhogen en fouten verminderen.
- CRM-systemen:
- Een CRM-systeem kan helpen bij het beheren van klantrelaties, het bijhouden van verkoopkansen en het automatiseren van marketingcampagnes.
- Het is belangrijk om een CRM systeem te kiezen die goed past bij het bedrijf.
Implementatie en Cultuurverandering: De Menselijke Factor
- Begin Klein:
- Een gefaseerde aanpak is vaak succesvoller dan een abrupte overgang.
- Kies een pilotproject om de voordelen van papierloos werken te demonstreren.
- Training en Ondersteuning:
- Bied medewerkers voldoende training en ondersteuning om hen te helpen bij het gebruik van nieuwe tools en processen.
- Creëer een helpdesk of een interne kennisbank met antwoorden op veelgestelde vragen.
- Creëer een Papierloze Cultuur:
- Communiceer de voordelen van papierloos werken en betrek medewerkers bij het proces.
- Geef het goede voorbeeld en moedig medewerkers aan om digitaal te werken.
Belangrijke aandachtspunten
- Beveiliging: Zorg voor sterke wachtwoorden, encryptie en regelmatige back-ups.
- Wetgeving: Houd rekening met de AVG en andere relevante wet- en regelgeving.
- Back-ups: Maak regelmatig back-ups van digitale documenten en sla deze op een veilige locatie op.
Door deze tips te volgen, kan een KMO succesvol overstappen op papierloos werken en profiteren van de vele voordelen die het biedt.
SCV staat klaar om je te helpen!
Wij horen graag van u – u kan ons bereiken:
- via het contactformulier
- via email: antwerpen@seniorconsultantsvlaanderen.be
- telefoon: +32 484 22 54 01
Jos VETS – afdelingsvoorzitter SCV provincie Antwerpen.
